Co obejmuje szkolenie BHP dla pracodawców i osób kierujących pracownikami: szkolenia wstępne, okresowe i obowiązki dokumentacyjne

W praktyce łatwo pomylić szkolenie BHP dla pracodawców i osób kierujących z formalnością, bo na tym etapie liczą się nie tylko deklaracje, lecz także właściwy podział na szkolenia wstępne i okresowe. To obowiązek: szkolenie wstępne odbywa się przed dopuszczeniem do pracy i obejmuje instruktaż ogólny oraz stanowiskowy, a szkolenie okresowe służy aktualizacji wiedzy w trakcie zatrudnienia. Dla organizacji sprawdzianem bywa też dokumentacja, czyli karta szkolenia wstępnego oraz zaświadczenie ze szkolenia okresowego przechowywane w aktach osobowych.

Zakres szkolenia BHP dla pracodawców i osób kierujących pracownikami

Szkolenie bhp online dla pracodawców i kierowników jest obowiązkowe. Jego celem jest uzupełnienie wiedzy oraz przygotowanie uczestników do odpowiedzialnego pełnienia funkcji w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym do stosowania wymagań BHP w praktyce zarządzania pracą zespołów.

Zakres szkolenia obejmuje dwa etapy: szkolenie wstępne oraz szkolenie okresowe. Szkolenie wstępne jest realizowane przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków na stanowisku, a jego zadaniem jest zapoznanie uczestników z podstawowymi zasadami BHP. Szkolenie okresowe jest natomiast powtarzane w trakcie zatrudnienia i służy aktualizacji oraz utrwalaniu wiedzy i umiejętności z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

• Szkolenie wstępne obejmuje instruktaż ogólny i instruktaż stanowiskowy.
• Szkolenie okresowe ma charakter cykliczny i ma na celu uzupełnienie kompetencji w obszarze BHP.

Wymagany przez przepisy cel szkolenia okresowego sprowadza się do tego, aby pracodawca uaktualniał wiedzę z dziedziny BHP i potrafił wykorzystywać ją w bieżącej organizacji pracy. Szkolenie okresowe kończy się egzaminem sprawdzającym wiedzę, a uczestnik otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia.

Szkolenia wstępne: instruktaż ogólny, stanowiskowy i elementy oceny ryzyka

Szkolenie wstępne odbywa się przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy i składa się z dwóch części: instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego. W praktyce mają one przygotować pracownika do bezpiecznego wykonywania obowiązków oraz do rozumienia, jakie zagrożenia mogą wystąpić w jego środowisku pracy.

• Instruktaż ogólny – ma zapewnić znajomość podstawowych zasad BHP, w tym przepisów z Kodeksu pracy, regulaminów i przepisów obowiązujących w zakładzie oraz zasad udzielania pierwszej pomocy.
• Instruktaż stanowiskowy – jest realizowany na konkretnym stanowisku pracy i obejmuje zapoznanie pracownika z czynnikami środowiska pracy, ryzykiem zawodowym, sposobami ochrony przed zagrożeniami oraz metodami bezpiecznego wykonywania pracy.
• Ocena ryzyka zawodowego – pracownik jest zapoznawany z oceną ryzyka zawodowego podczas szkolenia BHP, jako element przygotowania do pracy na danym stanowisku i do stosowania właściwych środków ochrony.
• Pierwsza pomoc – w szkoleniu wstępnym pojawia się w ramach zasad udzielania pierwszej pomocy realizowanych w części ogólnej.

Potwierdzenie zapoznania pracownika z przepisami i zasadami BHP jest dokumentowane w karcie szkolenia wstępnego lub w innych dokumentach przewidzianych w organizacji.

Szkolenia okresowe: program, częstotliwość oraz wymagania dotyczące potwierdzenia udziału

Szkolenia okresowe BHP dla pracodawców oraz osób kierujących pracownikami służą cyklicznej aktualizacji i utrwaleniu wiedzy oraz umiejętności. Program szkolenia jest dostosowywany do rodzaju i warunków pracy, a jego opracowanie leży po stronie pracodawcy lub jednostki organizacyjnej prowadzącej działalność szkoleniową.

Szkolenia okresowe są realizowane w czasie pracy i na koszt pracodawcy. W przypadku osób kierujących pracownikami istotne jest „wejście” w rolę: szkolenie wstępne dla osoby kierującej organizuje się w momencie zatrudnienia pierwszego pracownika lub praktykanta albo przy awansie na stanowisko kierownicze, a następnie utrzymuje plan kolejnych cykli zgodnie z ustalonym interwałem. Dla osób kierujących szkolenie może zostać zrealizowane w jednej z dopuszczalnych form: instruktaż, kurs, seminarium lub samokształcenie.

Udział w szkoleniu okresowym jest potwierdzany poprzez egzamin kończący, który ma sprawdzić wiedzę i umiejętności uczestnika. Po pozytywnym ukończeniu wydawane jest zaświadczenie potwierdzające ukończenie szkolenia okresowego, a następnie przechowywane w aktach osobowych. Okres ważności zaświadczeń po szkoleniu okresowym BHP wynosi 5 lat.

• Program szkolenia okresowego jest dostosowany do rodzaju i warunków pracy.
• Opracowanie programu należy do pracodawcy lub jednostki szkoleniowej prowadzącej działalność szkoleniową.
• Egzamin kończący ma sprawdzić wiedzę i umiejętności uczestnika.
• Zaświadczenie potwierdza ukończenie i jest przechowywane w aktach osobowych; ważność: 5 lat.

Co powinno się pojawić w części tematycznej: zagrożenia, profilaktyka, ochrona ppoż. i pierwsza pomoc

W części programowej szkolenia BHP dla pracodawców i osób kierujących pracownikami tematy powinny obejmować zagadnienia, które pozwalają rozpoznawać zagrożenia oraz wdrażać profilaktykę, a także organizować działania w obszarze ochrony przeciwpożarowej i pierwszej pomocy. Zakres merytoryczny musi uwzględniać również uwarunkowania związane z odpowiedzialnością za bezpieczeństwo oraz wpływem środowiska pracy na ryzyko zawodowe.

• Prawna ochrona pracy — bloki tematyczne powinny obejmować podstawy odpowiedzialności i obowiązków w zakresie BHP, aby uczestnik potrafił przełożyć wymagania prawne na praktyczne działania w firmie.
• Zagrożenia środowiska pracy — obejmuje rozpoznawanie czynników szkodliwych i ryzyk występujących w warunkach pracy oraz sposób uwzględniania ich w działaniach profilaktycznych.
• Techniczne bezpieczeństwo — program powinien obejmować zasady bezpiecznego funkcjonowania stanowisk, maszyn i procesów oraz postępowanie w razie nieprawidłowości i sytuacji awaryjnych.
• Profilaktyka — część merytoryczna ma obejmować działania ograniczające ryzyko (prewencję), w tym dobór i stosowanie środków ochrony oraz podejście ukierunkowane na przeciwdziałanie zagrożeniom.
• Ergonomia i psychologia — temat powinien obejmować czynniki wpływające na człowieka w pracy, w tym elementy ergonomii i aspektów psychologicznych, które przekładają się na bezpieczeństwo oraz organizację pracy.
• Ochrona przeciwpożarowa (ochrona ppoż.) — program powinien uwzględniać zagrożenia pożarowe, zasady ochrony przeciwpożarowej oraz przygotowanie do ewakuacji.
• Pierwsza pomoc / pomoc przedmedyczna — treści powinny obejmować zasady udzielania pierwszej pomocy oraz postępowanie w razie wypadków i sytuacji zagrażających zdrowiu lub życiu.
• Metody organizacji i prowadzenia szkoleń BHP — część tematyczna ma obejmować metodykę i organizację prowadzenia szkoleń BHP oraz elementy związane z prowadzeniem instruktażu (w tym instruktażu stanowiskowego).

Zakres tematów powinien pozostać spójny niezależnie od sposobu realizacji programu (np. w formie zdalnej): w treściach uwzględnia się m.in. procedury postępowania w razie wypadków i zagrożeń, ergonomię, ochronę przeciwpożarową (w tym ewakuację) oraz udzielanie pierwszej pomocy.

Dokumentacja i organizacja szkoleń BHP: karty, zaświadczenia oraz obowiązki pracodawcy

Pracodawca odpowiada za organizację, zapewnienie i udokumentowanie szkoleń BHP dla pracowników oraz dla osób kierujących pracownikami. Dokumentacja stanowi dowód potwierdzający wykonanie obowiązków szkoleniowych w wymaganym czasie i formie.

Dokumentowanie obejmuje przede wszystkim:

• Karta szkolenia wstępnego — potwierdzenie odbycia szkolenia (instruktaż ogólny i stanowiskowy) następuje na piśmie albo elektronicznie na karcie szkolenia wstępnego, która jest przechowywana w aktach osobowych pracownika. Karta zawiera m.in. imię i nazwisko pracownika, datę szkolenia, nazwisko osoby prowadzącej oraz podpis pracownika potwierdzający odbycie szkolenia.
• Adnotacje i potwierdzenia elektroniczne — gdy szkolenie wstępne jest potwierdzane w formie elektronicznej, sporządza się odpowiednią adnotację na karcie, a dokumenty elektroniczne dołącza lub archiwizuje jako dowód.
• Zaświadczenie ze szkolenia okresowego — szkolenia okresowe kończą się egzaminem, a organizator wydaje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia. Odpis zaświadczenia jest przechowywany w aktach osobowych pracownika.
• Potwierdzanie zapoznania się z BHP — pracownik potwierdza zapoznanie się z przepisami oraz zasadami BHP; fakt ten jest dokumentowany w karcie szkolenia wstępnego lub w innych dokumentach, które pracodawca wprowadza do obiegu zgodnie z wymaganiami.
• Dostępność dokumentów — dokumenty powinny być przechowywane w teczce osobowej i udostępniane do kontroli organom nadzoru.

Szkolenia BHP mogą być realizowane także online (e-learning). W takim przypadku wymagania obejmują programowe i dokumentacyjne oraz zapewnienie, że potwierdzenia (w formie pisemnej lub elektronicznej) trafiają do odpowiedniej dokumentacji i są archiwizowane jako dowód. Dopuszcza się szkolenia wstępne za pomocą środków elektronicznych w okresie zagrożenia epidemicznego, z wyjątkiem instruktażu stanowiskowego dla pracowników narażonych na niebezpieczeństwa.

• Proces po stronie firmy — określa się, kto zbiera potwierdzenia z przebiegu szkolenia i gdzie trafiają do akt osobowych.
• Dokumenty z części wstępnej — karta szkolenia wstępnego jest uzupełniana i podpisana (także w trybie elektronicznym, z właściwą adnotacją).
• Dokumenty z części okresowej — wydawane są zaświadczenia po egzaminie, a odpisy są przechowywane w aktach osobowych.

Najczęstsze błędy w realizacji szkoleń BHP i jak je ograniczyć

Najczęstsze błędy w realizacji szkoleń BHP wynikają z uchybień organizacyjnych i w sposobie potwierdzania udziału, a nie z samego „przeprowadzenia zajęć”. Najbardziej ryzykowne są sytuacje, gdy szkolenia nie są realizowane w czasie pracy i/lub nie są formalnie rozliczane jako czas pracy, a także gdy w procesie brakuje spójnych dowodów potwierdzających wykonanie obowiązku.

• Szkolenie „odhaczone”, ale bez spełnienia warunku czasu pracy — jeżeli szkolenia organizuje się w godzinach wolnych, a nie następuje formalne uznanie ich jako czasu pracy, łatwiej o zakwestionowanie realizacji obowiązku szkoleniowego.
• Niewywiązywanie się z obowiązku szkoleniowego — pomijanie szkoleń lub brak zapewnienia aktualizacji wiedzy zwiększa ryzyko, że pracownik lub osoba wykonująca zadania nie ma właściwych podstaw do zapobiegania zagrożeniom i właściwego reagowania w środowisku pracy.
• Brak egzekwowania BHP przez osoby kierujące — osoby kierujące pracownikami muszą egzekwować przestrzeganie przepisów i zasad BHP przez podległych. Gdy zasady „nie działają w praktyce”, szkolenie nie przekłada się na realne bezpieczeństwo.
• Obciążanie pracownika organizacją albo finansowaniem — szkolenia BHP mają odbywać się na koszt pracodawcy. Przerzucanie kosztów lub ciężaru organizacyjnego na pracownika zwiększa ryzyko nieprawidłowości i braków w realizacji.

Skutki uchybień mogą być poważne. Gdy pracodawca lub osoby kierujące nie realizują obowiązków szkoleniowych, może to prowadzić do kar finansowych w zakresie od 1000 zł do 30 000 zł oraz do rozwiązania umowy o pracę (w ramach konsekwencji służbowych). Dodatkowo niewywiązanie się z obowiązku szkoleniowego może zwiększać ryzyko wypadków i związanych z nimi konsekwencji.

• Ustal harmonogram pod obowiązek szkoleniowy, a nie „terminy wygodne” — szkolenia planuj tak, aby nie wypadały w godzinach wolnych bez formalnego uznania ich jako czasu pracy.
• Wprowadź kontrolę wykonania obowiązku, obejmującą także zakres grupy — nie ograniczaj się do frekwencji: sprawdzaj, czy dana grupa została przeszkolona zgodnie z wymaganym zakresem i terminem.
• Zmapuj odpowiedzialność osób kierujących na poziomie organizacji pracy — określ, w jaki sposób osoby kierujące mają reagować na odstępstwa od zasad BHP w codziennej realizacji zadań.